Data publikacji: 2015-06-15
Oryginalny tytuł wiadomości prasowej: 5 zasad konstruowania umowy z zagranicznym kontrahentem
Kategoria: BIZNES, Prawo
Warunkiem zabezpieczenia przed nieuczciwymi praktykami handlowymi w procesie nawiązywania współpracy z zagranicznym kontrahentem jest odpowiednie skonstruowanie umowy.
Warunkiem zabezpieczenia przed nieuczciwymi praktykami handlowymi w procesie nawiązywania współpracy z zagranicznym kontrahentem jest odpowiednie skonstruowanie umowy. Ryzkiem na tym etapie mogą być niewyrównane siły przetargowe poszczególnych stron, które zaburzają stosunek biznesowy na korzyść podmiotu silniejszego. Ta dysproporcja może być konsekwencją dużej rozbieżności w poziomie obrotów stron lub wysokiego udziału kosztów jednej z nich na początkowym etapie inwestycji. Niestety pod presją utraty możliwości zawarcia kontraktu lub – w skrajnych sytuacjach – wyparcia z rynku, słabsza strona często przystaje na niesymetryczne warunki umowy – informuje Daria Szewczyk.
Potwierdzenie danych kontrahenta
Przed przystąpieniem do umowy należy sprawdzić sposób reprezentacji podmiotu, z którym chcemy nawiązać współpracę. Można do tego celu posłużyć się rejestrami przedsiębiorców, które dostępne są w większości krajów członkowskich UE i zawierają podstawowe dane identyfikujące firmę, m.in.: wysokość kapitału zakładowego, dane wspólników, skład organu upoważnionego do reprezentacji spółki, dane o sprawozdaniach finansowych, niekiedy informacje o postępowaniach upadłościowych, ugodowych lub windykacyjnych.
Negocjacje z partnerem
Przedmiot kontraktu, wskazanie terminu realizacji/dostawy i wynagrodzenie – to krytyczne dla powodzenia przedsięwzięcia elementy umowy, co do których strony powinny wypracować porozumienie. Umowa powinna także określać sposób dochodzenia roszczeń na wypadek nierzetelności kontrahenta. Zapisy, które mogą to regulować dotyczą m.in.: ustalenia kar umownych, wskazania gwarancji, jakich udzielają sobie strony, warunków zawieszenia lub rozwiązania współpracy, specyfikacji odbioru jakościowego, reguł przedsądowego rozwiązania konfliktu czy zobowiązania kontrahenta do gwarancji ubezpieczeniowej, bankowej, wystawienia weksla lub poddania się egzekucji. Ważne jest, aby kary umowne, do których zobowiązuje strony kontrakt nie dyskryminowały żadnej z nich i były określone ekwiwalentnie do ich świadczeń na rzecz realizacji zobowiązań umowy. Takie zapisy stanowią zabezpieczenie przed przewlekłością procesu dochodzenia poniesionej szkody. Jeśli umowa zawiera jasno określone warunki realizacji postanowień kontraktu i kary umowne związane z niewywiązaniem się z nich, przebieg czynności dowodowych przed sądem znacznie się upraszcza i skraca. Podstawą do obciążenia nierzetelnego kontrahenta jest wykazanie naruszenia zakazów i właściwej kary umownej powiązanej z określonymi odstępstwami. – zaznacza Daria Szewczyk.
Zapisy umowy
Sposób sformułowania umowy powinien być maksymalnie przejrzysty i zrozumiały. Dlatego tak ważne jest, aby do tego procesu użyć odpowiedniego języka. Nadmierne obwarowanie umowy klauzulami, o ile świadczy o naszej przezorności, może wydłużać i komplikować proces negocjacji. Treść umowy powinna więc być skonstruowana w taki sposób, aby dostatecznie zabezpieczać nasz udział w przedsięwzięciu na wypadek zaistnienia różnych okoliczności. Zgodnie z radą eksperta: Konstruując umowę warto zawrzeć w niej uregulowania dotyczące: zasad ponoszenia kosztów związanych z transakcją, warunków transferowania ryzyka utraty, zniszczenia lub uszkodzenia towaru, zasad reklamacji wykonania umowy, prawa reakcji na brak zapłaty lub pogorszenie sytuacji dłużnika, zastrzegania prawa własności, upoważnienia do dokonania cesji praw z umowy, czy zasad rozwiązywania sporów. Wszystkie te zapisy mają służyć transparentności praw i obowiązków obu stron i dzięki ich jednoznaczności zapobiegać konfliktom, mogącym powstać na ich tle.
Klauzula siły wyższej
Zależnie od stopnia skomplikowania umowy i ryzyka wystąpienia „turbulencji” gospodarczych – nadzwyczajnych zdarzeń i wynikających z nich zagrożeń, które mogą trwale lub czasowo uniemożliwić realizację zobowiązań kontraktowych, coraz częściej w umowach zawieranych w międzynarodowym obrocie gospodarczym stosuje się klauzule siły wyższej. Pozwalają one na lepsze dostosowanie zobowiązań umowy do zmieniającego się klimatu gospodarczego w wymiarze krajowym i międzynarodowym. Ustanowienie takich klauzul umożliwia odpowiedni rozkład ryzyk i właściwy do nich podział odpowiedzialności między stronami umowy. Służy też ubezpieczeniu interesów majątkowych kontrahentów od negatywnych następstw różnego rodzaju zewnętrznych i nieprzewidzianych zdarzeń. – wyjaśnia radca prawny.
Klauzula hardship
Ten mechanizm umożliwia renegocjacje warunków umowy w sytuacji, kiedy dalsza realizacja zobowiązań kontraktowych w wyniku zaistnienia nieprzewidzianego zdarzenia, staje się dla obu stron nadmiernie uciążliwa.
Klauzula tajemnicy handlowej i poufności
Określenie w treści umowy poufnych i istotnych dla przedsiębiorstwa informacji, których ujawnienie mogłoby mieć negatywny skutek finansowy, warto zabezpieczać klauzulą zobowiązującą partnera do zachowania tajemnicy handlowej oraz poufności prowadzonych negocjacji. Jak uzasadnia Daria Szewczyk – Zastosowanie w kontrakcie klauzul dotyczących ochrony newralgicznych dla firmy danych stanowi podstawę prawną do określenia zakresu odpowiedzialności nielojalnego kontrahenta i w razie zaistnienia nadużycia zaufania, postawienia go pod rygorem czynności odszkodowawczych.
Gwarancja ubezpieczeniowa, bankowa, przedpłata, rachunek escrow
Na wypadek rozpoznania sygnałów, mogących zagrażać realizacji zobowiązań umowy lub wskazywać na jej nienależyte wykonanie warto zabezpieczyć się:
gwarancją bankową – zobowiązanie banku do zapłaty na żądanie strony uprawnionej (wierzyciela) określonej kwoty wynikającej z gwarancji na wypadek, gdyby dłużnik nie wywiązał się lub wywiązał nienależycie do postanowień umowy. Ważne jest, aby termin ważności gwarancji bankowej był dłuższy od terminu realizacji kontraktu o okres karencji. Pozwoli to wnieść roszczenie po upływie terminu dostarczenia przedmiotu umowy.
gwarancją ubezpieczeniową – zobowiązanie zakładu ubezpieczeń, w zamian za pobranie określonej składki, do zapłaty na rzecz beneficjenta określonej kwoty w przypadku niedopełnienia przez wnioskodawcę zobowiązań umowy objętych gwarancją. W sytuacji wysokich sum gwarancyjnych od firm ubiegających się o udzielenie gwarancji ubezpieczeniowej wymagane jest także złożenie poręczenia majątkowego. Oznacza to, że podmiot powinien mieć stabilną kondycję finansową.
przedpłatą – zapłata części bądź całej należności za usługę czy towar, wypłacana z góry na poczet realizacji transakcji. Występuje w charakterze zaliczki lub zadatku. Jako zaliczka może służyć pokryciu kosztu realizacji usługi lub kosztów towarzyszących dostawie towaru. Przedpłata jest w pełni zwrotna w sytuacji, kiedy zobowiązania kontraktowe nie zostaną zrealizowane niezależnie od przyczyn i tego, po której stronie umowy wystąpiły. Prawo do roszczenia o zatrzymanie przedpłaty bądź określonej jej części przysługuje usługodawcy, jeśli w związku z realizacją umowy poniósł już jakieś koszty, a zamawiający z niej zrezygnował. Zadatek natomiast jest rodzajem gwarancji wykonania umowy. Jeśli kontrakt nie dochodzi do skutku z winy usługobiorcy, zadatek przechodzi w posiadanie kontrahenta jako rekompensata za zerwanie transakcji. W przypadku, kiedy to usługodawca, czyli strona, która otrzymała zadatek zrywa kontrakt, zobowiązana jest zwrócić zamawiającemu podwojoną jego wartość. – informuje Daria Szewczyk. Przedpłata występuje jako zadatek tylko, gdy wynika to jednoznacznie z zapisów umowy. Jeśli kontrakt tego nie precyzuje przyjmuje się, że przedpłata jest zaliczką.
rachunkiem powierniczym escrow – forma zabezpieczenia kontraktu przez zdeponowanie na escrow należności za zrealizowaną transakcję, które uwalniane są dopiero w momencie spełnienia zobowiązań wynikających z umowy. Jest szczególnie wskazany w transakcjach o podwyższonym stopniu ryzyka (współpraca z nowym kontrahentem, kontrakty z udziałem partnerów zagranicznych).
Właściwe prawo umowy
Zawieranie kontraktu z zagranicznym kontrahentem wymaga wskazania prawa właściwego dla interpretacji umowy oraz sądów, które będą rozstrzygać ewentualne spory z niej wynikające. Określenie prawa obowiązującego dla danej umowy pozwala m.in. jednoznacznie ustalić terminy przedawnienia roszczeń o zapłatę długu obowiązujące w danym państwie, etapy procesu ściągania należności, czynności, które można legalnie stosować w egzekucji, czas trwania ewentualnego procesu sądowego czy jego koszty.
Jak podaje Daria Szewczyk: Optymalnym na ogół rozwiązaniem dla polskich podmiotów wchodzących we współpracę z zagranicznym partnerem jest wybór prawa polskiego, które na wypadek postępowania sądowego pozwala przeprowadzić je na mocy polskiej jurysdykcji, na terenie kraju. Dopuszczony jest także wybór prawa innego kraju, jeśli takowe pozostaje w związku z umową. W sytuacji, gdy strony nie wyznaczyły prawa, pod którym kontrakt ma obowiązywać, zastosowanie będą miały regulacje wynikające z właściwych umów międzynarodowych oraz przepisy kolizyjne krajów, z których podmioty się wywodzą (mają swoją siedzibę).
Ważne!
Rozporządzenie Rady (WE) nr 44/2001 z 22 grudnia 2000 r. w sprawie jurysdykcji i uznawania orzeczeń sądowych oraz ich wykonywania w sprawach cywilnych i handlowych: osoba, która ma miejsce zamieszkania na terytorium Państwa Członkowskiego, może być pozwana w innym Państwie Członkowskim: 1) a) jeżeli przedmiotem postępowania jest umowa lub roszczenia wynikające z umowy – przed sąd miejsca, gdzie zobowiązanie zostało wykonane albo miało być wykonane. Analogicznie więc przedsiębiorca może być pozwany przed sąd właściwy ze względu na miejsca, gdzie zobowiązanie zostało wykonane albo miało być wykonane.
Sąd polubowny
Wprowadzenie do umowy klauzuli arbitrażowej, pozwala stronom oddać spór pod orzecznictwo sądu arbitrażowego, co stanowi tańsze, szybsze i skuteczniejsze rozwiązanie w dochodzeniu zapłaty należności niż kierując sprawę na „regularną” ścieżkę sądową. Do sporów rozstrzyganych przez sąd polubowny należą roszczenia na tle praw majątkowych i niemajątkowych wynikających z kontraktu oraz zasądzenia kar umownych, określonych zapisami umowy. Skierowanie kwestii spornych na ten tor orzecznictwa nie przekreśla możliwości dalszej współpracy stron. – sugeruje radca prawny.
Dwujęzyczna umowa
Międzynarodowy charakter współpracy wymaga sporządzenia umowy w odpowiednim z perspektywy kontrahentów języku. Nabiera to krytycznego znaczenia, kiedy konieczne jest przeprowadzenie postępowania przed sądem wybranego kraju. Sformułowanie umowy wyłącznie w języku obcym może wtedy istotnie skomplikować postępowanie dowodowe. – ostrzega Daria Szewczyk. Zachowanie dwujęzycznej wersji kontraktu nie zabezpiecza jednak wszystkiego – na wypadek zastrzeżeń interpretacyjnych strony powinny uzgodnić, która wersja językowa będzie dla nich wiążąca do rozstrzygania takich wątpliwości. – dodaje.
Reguły Incoterms
Zapisy dotyczące odpowiedzialności stron umowy i ponoszenia ryzyka w obrocie międzynarodowym regulowane są także przy użyciu właściwych klauzul umownych, tzw. Incoterms. Reguły te, opracowane przez Międzynarodową Izbę Handlową w Paryżu, precyzują m.in. szczegóły dostawy towaru (destynację, sposób dowozu, zagwarantowanie transportu), czy warunki jego ubezpieczenia.
————————————-
Ekspert:
Daria Szewczyk: Radca prawny, doradca w firmie Professional Services http://professionalservices.pl/ .Od ponad 10 lat doradza przedsiębiorstwom w zakresie prawa cywilnego i handlowego, prawa pracy i prawa zamówień publicznych. Reprezentuje klientów przed sądami i prowadzi kompleksową obsługę procesów sądowych. Doświadczenie w obsłudze prawnej krajowych i międzynarodowych podmiotów gospodarczych oraz instytucji sektora publicznego zdobywała w największych polskich i zagranicznych kancelariach prawnych.
źródło: Biuro Prasowe
Załączniki:
Hashtagi: #BIZNES #Prawo
