Efektywne zarządzanie czasem – czy jest możliwe?

Czy potrafimy efektywnie zarządzać swoim czasem? To pytanie zadajemy sobie najczęściej, kiedy zostajemy dłużej w pracy lub w panice biegamy po sklepie, szukając prezentu dla najbliższych na ostatnią chwilę. Jak więc jest w praktyce z tym zarządzaniem czasem – czy to kwestia dobrej organizacji, czy faktycznie mamy tyle obowiązków, że zwyczajnie brakuje nam doby? A może wystarczy wszystko porządnie spisać w jednym miejscu i już?
Badania OECD opublikowane w 2018 roku pokazują, że Polacy są w czołówce pod względem godzin spędzonych w pracy (znajdujemy się na 7. miejscu, zaraz za np. Meksykiem, Koreą Południową czy Rosją). Niestety, jak się okazuje, nie idzie to w parze z wydajnością. Czy to oznacza, że nie potrafimy tak organizować własnego czasu, aby mniej pracować, a jednocześnie wywiązać się ze wszystkich obowiązków? Jeśli również u siebie obserwujecie ten problem, to zobaczcie jak sobie z nim poradzić.
Rób listy zadań
Nawet pozornie łatwe zadania mogą poważnie skomplikować plan dnia, jeśli nie będziemy o nich pamiętać w odpowiednim momencie. Byliście na zakupach, ale zapomnieliście kupić najważniejsze produkty? W pracy wyleciało wam z głowy napisanie ważnego maila, a może dopiero wieczorem przypomnieliście sobie o prezencie dla mamy? Nawet najbanalniejsze zadania nie wylecą Wam z głowy, jeśli będziecie sporządzać listy zadań. Kiedy tylko przypomnicie sobie o kolejnej kwestii do załatwienia – zapisujcie ją od razu na liście. Po wykonaniu – odhaczajcie. Taki system zagwarantuje wieczorny spokój ducha i odpoczynek dla ciała.
Wyznacz priorytety
Kolejnym krokiem, które pozwoli jeszcze efektywniej zaplanować czas, jest wyznaczanie priorytetów. Jeśli macie opanowane do perfekcji listy zadań na dany dzień – spróbujcie planować na cały tydzień. Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym pozwoli to na szersze spojrzenie na zadania do wykonania. Zaznaczcie priorytetowe działania – te wykonujcie najlepiej z samego rana i nie myślcie o odkładaniu ich na ostatnią chwilę. Jakieś zadanie was przerasta? To tylko iluzja – rozbijcie je na mniejsze podpunkty, z pewnością teraz będą wyglądały na możliwe do zrealizowania.
Korzystaj z dostępnych narzędzi
Korzystaj z dostępnych narzędzi, które pomogą Ci zorganizować czas. Brzmi poważnie? Wcale takie nie jest – korzystaj z przypomnień w telefonie, chceck list czy kalendarzy. Te ostatnie to doskonały sposób nie tylko na zorganizowanie własnego czasu, ale również wszystkich domowników! Dzieci niech zapisują daty wywiadówek, wy zaznaczajcie dni, kiedy jesteście na wyjeździe służbowym, planowane zakupy czy rodzinne obiady. Taki kalendarz, zawieszony w miejscu dostępnym dla wszystkich, pozwoli jednym spojrzeniem, przypomnieć sobie o najważniejszych zadaniach, wyznaczyć priorytety i podzielić się obowiązkami, jeśli te się na siebie nakładają. Dodatkowo kalendarze ścienne to również piękna dekoracja domu. Wystarczy, że wybierzecie do nich swoje ulubione fotografie. Na Empik Foto możecie zaprojektować kalendarz, zdobiąc każdy miesiąc innym zdjęciem. Będzie to nie tylko praktyczne narzędzie do planowania czasu, ale również przypomni o najpiękniejszych chwilach. Dodatkowo możecie wybrać dowolny miesiąc, od którego kalendarz będzie się rozpoczynać. Nie musicie czekać więc do nowego roku, aby stać się mistrzem organizacji własnego czasu! Jeśli potrzebujecie natomiast czegoś, co będzie mieli cały czas przy sobie – zastanówcie się nad plannerem. Na okładce możecie umieścić ulubione zdjęcie lub sentencję, która będzie was codziennie motywować do działania!
Wyznacz sobie czas na odpoczynek
Pamiętajcie, że w miarę możliwości, powinniście także dopasowywać rodzaj zadań do waszej energii i samopoczucia. Jeśli macie wyjątkowo kiepski dzień – nie zmuszajcie się do realizacji ambitnego projektu. Zacznijcie od zadań, które możecie zrealizować bez większego nakładu kreatywności. Siedzenie na siłę przed komputerem sprawi jedynie, że będziecie sfrustrowani, stracicie czas, a praca i tak nie będzie wykonana (lub będzie zrobiona źle). Znajdźcie czas na odpoczynek i co najważniejsze, przestrzegajcie go! Nie próbujcie także modelu – trochę popracuję, trochę odpocznę, taka technika może doprowadzić jedynie do tego, że ani praca nie będzie zrobiona, ani wy wypoczęci. Kiedy będziecie zrelaksowani o wiele szybciej (i lepiej) wrócicie do swoich obowiązków.